Raad van Toezicht

De Stichting Diakonessenhuis heeft een Raad van Bestuur met twee leden en een Raad van Toezicht met vijf leden. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor de organisatie. De Raad van Toezicht houdt toezicht op de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken van het ziekenhuis. Hieronder leest u de samenstelling van de Raad van Toezicht en de hoofd- en nevenfuncties van zijn leden. Daarna volgt informatie over de taken en verantwoordelijkheden, de manier van werken en de toezichtvisie van de Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht bestaat uit vijf personen:

Mevrouw drs. L. van Breugel, lid Raad van Toezicht
De heer H.W. Broeders, voorzitter Raad van Toezicht
Mevrouw drs. R.M.H. Wilke MBA, lid Raad van Toezicht
De heer prof. dr. C. van Laarhoven, lid Raad van Toezicht
De heer drs. J.G.M. Hendriks, lid Raad van Toezicht

U kunt de Raad van Toezicht bereiken via de Secretaris Raad van Toezicht, mevrouw S.C. van Laatum, MA.

Raad van Toezicht 2022 — v.l.n.r. mevrouw Van Breugel, de heer Broeders, mevrouw Wilke, de heer Van Laarhoven en de heer Hendriks

We houden integraal en onafhankelijk toezicht op het handelen en het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken in het Diakonessenhuis. Zo keuren we de begroting en de jaarrekening goed. We staan de Raad van Bestuur met raad terzijde en zijn sparringpartner. Daarnaast zijn we de werkgever voor de leden van de Raad van Bestuur. Ons doel is het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van het ziekenhuis en de centrale positie van de patiënt daarin. We werken volgens toezichthoudende opgaven en hebben zowel aandacht voor systemen, gedrag en cultuur als voor de resultaten. We kijken naar de zorg in de regio en hebben aandacht voor de impact op governance.
De toezichtvisie is de leidraad waarmee de Raad van Toezicht handelt en het toezicht invult.

We houden integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken. We zien wij erop toe dat het Diakonessenhuis zijn maatschappelijke doelstelling realiseert: mensgerichte en kwalitatief hoogwaardige zorg verlenen. Ook zijn we (kritisch) adviseur en sparringpartner voor de leden van de Raad van Bestuur en fungeren als hun werkgever. We vervullen onze rol vanuit het principe van ‘verbindend controleren’ en handelen volgens de kernwaarden van het Diakonessenhuis: betrokken, deskundig, open, vertrouwd.

Betrokken

We zijn geïnteresseerd in en nieuwsgierig naar de opvattingen van belanghebbenden. Die hebben we nodig om te weten wat er speelt: bij patiënten, bij medewerkers, bij medisch specialisten, bij de medezeggenschapsorganen, bij vrijwilligers en bij externe toezichthouders.

We krijgen die informatie in eerste instantie van de Raad van Bestuur. Daarnaast hebben we zelf contacten met interne en externe belanghebbenden en leggen werkbezoeken af. Vooraf informeren we de Raad van Bestuur en elkaar over die contacten en achteraf koppelen we de ervaringen altijd terug.

Op die manier toetsen we de betrokkenheid bij en het draagvlak van het gevoerde beleid en het beleid dat in ontwikkeling is. Want invloed van belanghebbenden op het beleid draagt bij aan de kwaliteit ervan. We letten er op dat de belangen van de medezeggenschap- en adviesorganen zorgvuldig en evenwichtig worden afgewogen.

We houden de noodzakelijke afstand die nodig is voor een onafhankelijke positie als toezichthouder.

En we treden niet op het terrein van de bestuurder. Maar als de situatie dat vraagt, verkleinen we de afstand.

Open

We werken open, transparant en met respect. We zijn scherp en kritisch op het beleid en het functioneren van de Raad van Bestuur en voeren altijd eerst een open dialoog voordat we een oordeel vormen.

We vinden het belangrijk om tijd te nemen voor interactie: gedachten uitwisselen, naar elkaar luisteren, elkaar proberen te begrijpen en bereid zijn ons te laten overtuigen door goede argumenten.

We vinden het belangrijk om ook zaken te bespreken die niet goed zijn gegaan. We stimuleren dat er wordt geleerd van wat anders of beter had gekund, dat signalen in openheid worden besproken, er continu wordt verbeterd en dat er wordt voortgebouwd op successen.

We hebben een belangrijke voorbeeldfunctie. We laten in ons gedrag zien zelf ook open, transparant en aanspreekbaar te zijn.

We staan open voor vragen van anderen en zijn altijd bereid informatie open te delen. Daarbij is niets geheim, tenzij de omstandigheden daarom vragen.

Deskundig

De samenstelling van de Raad van Toezicht zorgt ervoor dat we onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. We hebben samen een brede variëteit aan expertise en competenties en vertegenwoordigen een brede maatschappelijke omgeving. We volgen relevante ontwikkelingen in de zorg en maatschappij, agenderen deze proactief voor het gesprek met de Raad van Bestuur en we zorgen ervoor dat onze deskundigheden en vaardigheden op peil blijven.

We zijn kritisch op ons eigen functioneren. We reflecteren jaarlijks op onze activiteiten en op onze eigen rol, zowel als raad als individueel. Dat doen we minimaal eenmaal per drie jaar onder begeleiding van een onafhankelijke externe deskundige.

Een gesprek met de Raad van Bestuur over hun visie op ons functioneren en de evaluatie van het toezichtkader is onderdeel van de zelfevaluatie. De belangrijkste uitkomsten van de evaluatie bespreken we met de Raad van Bestuur en nemen we op in het jaarverslag van de Raad van Toezicht.

Vertrouwd

We zijn vertrouwd en betrouwbaar en werken volgens de principes van good governance, zoals vastgelegd in de Governancecode Zorg. We voldoen aan de eisen van wet- en regelgeving en richtlijnen. Die zijn verwerkt in onze statuten, reglementen en regelingen. Dat is het kader voor ons handelen, onze samenstelling, beloning, functioneren en evalueren.

Ieder van ons opereert onafhankelijk en integer en is zich bewust van haar of zijn

verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie. We hebben vastgelegd hoe we met tegenstrijdige belangen en de schijn daarvan omgaan. We maken al onze hoofd- en nevenfuncties openbaar op onze webpagina. We leggen verantwoording af over ons toezicht in het jaarverslag van het Diakonessenhuis. Daarnaast zijn we altijd bereid om ons intern en extern te verantwoorden.
Onze taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de statuten van het Diakonessenhuis en in het reglement van de Raad van Toezicht. Ook is er een algemeen profiel voor onze leden.

De principes van de Governancecode Zorg 2017 zijn de leidraad voor ons handelen, en voor de samenstelling, de beloning, het functioneren en het evalueren van de Raad en zijn subcommissies. In lijn met de Governancecode Zorg is er een informatieprotocol Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, evenals een regeling over hoe te handelen bij conflicten tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Ook zijn er reglementen voor de commissies van de Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht bestaat uit 5 leden. We zijn zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar en de Raad van Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De samenstelling van onze Raad heeft een brede variëteit aan bestuurlijke deskundigheden, waaronder kennis en ervaring van en in zorgorganisaties, van governance, van kwaliteit en veiligheid, van informatietechnologie en van financiële en juridische deskundigheid. Bij het werven van nieuwe leden zorgen we in het profiel en in onze samenstelling voor diversiteit naar deskundigheid, geslacht, leeftijd en rol in het team.

Herbenoemingen van leden van de Raad van Toezicht zijn geen automatisme, maar het resultaat van een zorgvuldige evaluatie. We laten ons adviseren door onze contacten binnen de organisatie; de Raad van Bestuur, de advies- en medezeggenschapsorganen en de overige leden van de Raad van Toezicht. Daarbij evalueren we ook of de herbenoeming passend is bij de te verwachten toezichthoudende opgaven van de Raad van Toezicht.
We komen in de regel vijf keer per jaar samen voor een reguliere plenaire vergadering. De voorbereiding van de vergaderingen gebeurt in het maandelijkse overleg tussen de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Raad van Bestuur. Naast de vaste agendapunten die zijn opgenomen in het informatieprotocol, agenderen we ook actuele zaken. We communiceren intern op Diakweb (intranet) over de in onze plenaire vergadering behandelde onderwerpen en besluiten. Voor iedere vergadering nodigen we medewerkers en/of medisch specialisten als gast uit om actuele onderwerpen te bespreken.
De Raad van Toezicht heeft een aantal commissies: de auditcommissie Patientveiligheid en Kwaliteit, de auditcommissie Financiën, en de Remuneratiecommissie. Ook kunnen we op ad hoc basis een commissie instellen voor een specifieke opdracht.

De auditcommissie Patiëntveiligheid en Kwaliteit richt zich op het beleid en actuele thema’s op het gebied van de kwaliteit en veiligheid van zorg. Zij adviseert de Raad van Toezicht over deze onderwerpen. De commissie overlegt met de Raad van Bestuur, het hoofd Bureau Patiëntveiligheid en Kwaliteit, de portefeuillehouder kwaliteit van het bestuur Federatie Medisch Specialisten Diakonessenhuis en de voorzitter van de Verpleegkundige Advies Raad.

De auditcommissie Financiën richt zich specifiek op het financieel-economische beleid en de bedrijfsvoering van het ziekenhuis. De commissie overlegt met de Raad van Bestuur en de Concerncontroller over financiële aangelegenheden. De accountant is, net zoals in de plenaire Raad van Toezichtvergadering, in de regel twee keer per jaar aanwezig in de vergadering van de auditcommissie Financiën.

Beide auditcommissies rapporteren in de vergaderingen van de Raad van Toezicht, als voorbereiding op de besluitvorming. Zij adviseren de Raad van Toezicht en bereiden de besluitvorming voor, maar hebben geen besluitvormende bevoegdheden. De Raad van Toezicht ontvangt notulen van de overleggen en gesprekken van de auditcommissies..

De derde vaste commissie van de Raad van Toezicht is de Remuneratiecommissie. De Renumeratiecommissie richt zich op de bestuurscontinuïteit en de bestuurlijke continuïteit; benoeming, de renumeratie en de arbeidsvoorwaarden van de leden van de Raad van Bestuur evenals op hun functioneren en de deskundigheidsbevordering. Ook zorgt de Renumaratiecommissie ervoor dat het functioneren van de Raad van Toezicht wordt geëvalueerd.
Als belanghebbenden invloed kunnen hebben op het beleid en besluiten van het Diakonessenhuis, heeft dat volgens ons een positieve uitwerking op de kwaliteit daarvan. Daarin hebben de medezeggenschaps- en adviesorganen een belangrijke rol. In de beleidscyclus van het Diakonessenhuis is de rol van deze gremia goed geregeld. De medezeggenschaps- en adviesorganen worden niet alleen betrokken conform wettelijke voorschriften, maar ook in een vroeg stadium van beleidsvorming. Daardoor ontstaat er draagvlak voor de te nemen besluiten en wordt de expertise van de vier gremia beter benut.

Ook voor het uitoefenen van goed toezicht is het onderhouden van (in)formele contacten met de advies- en medezeggenschapsorganen van belang. Zowel onze voltallige Raad als de individuele portefeuillehouders hebben daarom regelmatig overleg met de medezeggenschaps- en adviesorganen. Voor ieder van de vier advies- en medezeggenschapsorganen hebben we een vaste contactpersoon. We informeren hen over het belang van hun input voor het vervullen van onze rol, zij helpen ons beter toezicht te houden. Tijdens ons jaarlijkse ‘Zomerberaad’ is een onderdeel van ons programma een gezamenlijk moment met een afvaardiging van de advies- en medezeggenschapsorganen, de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. We zijn dan informeel samen en diepen een inhoudelijk en actueel onderwerp uit.

Voor iedere vergadering nodigen we medewerkers en/of medisch specialisten als gast uit om een actueel thema te bespreken. Daarnaast leggen we individuele, op maat opgestelde, werkbezoeken af aan onder andere afdelingen van ons ziekenhuis. Op die manier krijgen we meer inzicht in wat er in de organisatie gebeurt.

Externe contacten liggen primair bij de Raad van Bestuur. We stappen in vanuit onze toezichthoudende rol op expliciete uitnodiging van en/of na overleg met de Raad van Bestuur.
We zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van ons eigen handelen. We stellen hoge eisen aan de professionaliteit en deskundigheid van de leden van de Raad. Dit vereist permanente ontwikkeling, feedback en reflectie.

We doen dit onder andere door ieder jaar, tijdens het ‘Zomerberaad’, een zelfevaluatie uit te voeren. Daarbij besteden we specifiek aandacht aan ons functioneren, de manier waarop we toezicht houden, informatie krijgen, onze relatie met de Raad van Bestuur, ons functioneren als werkgever, het team en het individueel gedrag van onze leden en hun onafhankelijke positie.
Minimaal eens in de drie jaar begeleidt een daartoe geëquipeerd extern adviseur onze zelfevaluatie. Die betrekt ook de visie van de leden Raad van Bestuur, de secretaris Raad van Bestuur-Raad van Toezicht en van een afvaardiging van de medezeggenschaps- en adviesorganen op ons functioneren. Op basis van de zelfevaluatie formuleren we leerdoelen of vervolgafspraken waaraan we gedurende het jaar aandacht besteden.

Ook volgen onze individuele leden deskundigheidsbevordering. Bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit van zorg, ICT systemen, privacy bescherming en financiën, en op het gebied van leiderschap, strategisch vastgoed management en ontwikkelingen in de arbeidsmarkt.

Ten slotte nemen we ook deel aan het accreditatieprogramma van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). De manier waarop we aan de vereisten van het programma invulling geven en de leerdoelen van de Raad van Toezicht zijn inzichtelijk op de website van de NVTZ.
Onze bezoldiging Toezicht wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de WNTII, de aanvullende ‘Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen in de zorg’, en de klasse-indeling voor instellingen in de zorg. Hierbij gelden als uitgangspunten dat het Diakonessenhuis in de hoogste categorie valt: klasse V. Dit betekent dat het maximale toegestane percentage voor de individuele toezichthouders wordt gekoppeld aan het voor dat jaar geldende bezoldigingsmaximum van topfunctionarissen.