Beleid vergoeding onkosten van de leden Raad van Bestuur

We vinden het belangrijk om open te zijn over de persoonlijke onkosten van de Raad van Bestuur. We hebben daar beleid voor.

Inleiding

De Raad van Toezicht Diakonessenhuis (hierna te noemen: Raad van Toezicht) is verantwoordelijk voor het toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur Diakonessenhuis (hierna te noemen: Raad van Bestuur) en de algemene gang van zaken in de zorgorganisatie. Op grond van de Governancecode Zorg 2022 en in aanvulling op het ‘Integriteitsbeleid’ van het Diakonessenhuis, heeft de Raad van Toezicht dit beleid opgesteld om open en transparant te zijn over de vergoeding van onkosten van de leden van de Raad van Bestuur. Dit beleid is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van het Diakonessenhuis. De Raad van Toezicht ziet toe op de naleving ervan.

Het uitgangspunt van dit beleid is dat de onkosten altijd passend zijn in het licht van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van het Diakonessenhuis. De leden van de Raad van Bestuur moeten op integere wijze en met gepaste terughoudendheid gebruik maken van de middelen van het Diakonessenhuis. Bij het maken en declareren van onkosten houden de leden van de Raad van Bestuur rekening met de redelijkheid van de uitgaven, die uitsluitend tijdens en voor de uitvoering van de bestuursfunctie worden gemaakt. Daarbij volgen de leden van de Raad van Bestuur de afspraken, zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst en in dit beleid. De onkostenvergoedingen die onder de WNT vallen, zijn niet in dit beleid opgenomen. Deze onkosten worden namelijk al in de jaarrekening bij de WNT verantwoord. Voor deze kosten geldt ook geen declaratieplicht.

Algemeen

Bezoldiging Raad van Bestuur
De bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur is in lijn met de Wet Normering Topinkomens (WNT). Ten aanzien van de onkostenvergoeding is elk lid van de Raad van Bestuur verantwoordelijk voor de juiste fiscale verantwoording. Voor zover de Belastingdienst (een deel van) de onkostenvergoeding wil belasten, zijn de kosten van de loonbelastingheffing (en eventuele boetes) voor rekening van het betreffende lid. Hiermee komen de belaste onkosten niet boven de bezoldiging uit.

Betaalde of onbetaalde nevenfuncties
Voor iedere betaalde of onbetaalde nevenfunctie, die een lid van de Raad van Bestuur tijdens zijn lidmaatschap van de Raad van Bestuur aangaat, wordt voorafgaand toestemming aan de Raad van Toezicht gevraagd. Door de Raad van Toezicht wordt alleen toestemming verleend, als er geen
belangentegenstelling is en als het tijdsbeslag van de nevenfunctie niet zodanig is dat het uitoefenen van de bestuursfunctie daardoor belemmerd wordt.

Vergoeding onkosten leden Raad van Bestuur

Hieronder wordt ingegaan op de volgende onkosten, die de leden van de Raad van Bestuur vergoed krijgen:

  • Onbelaste onkostenvergoedingen
  • Binnenlandse en buitenlandse reis- en verblijfkosten
  • Opleidingskosten
  • Representatiekosten
  • Overige kosten

Onbelaste onkostenvergoeding
In de arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat een lid van de Raad van Bestuur een vaste onbelaste onkostenvergoeding van € 200,- per maand ontvangt. De vaste onkostenvergoeding is met ingang van 1 januari 2015 ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De uit de vaste onkostenvergoeding betaalde uitgaven hoeven niet met bewijsstukken te worden onderbouwd.

De volgende uitgaven dienen uit de maandelijkse onkostenvergoeding te worden betaald en komen daarom niet voor separate vergoeding of declaratie in aanmerking:

  • Kosten voor ontvangst van collega’s, medewerkers en zakenrelaties thuis;
  • Kosten voor diverse consumpties tijdens binnen- en buitenlandse dienstreizen die niet zijn inbegrepen onder de reis- en verblijfkosten in deze regeling;
  • Individuele (relatie)geschenken;
  • Aanschaf op eigen naam van vakliteratuur en abonnementen;
  • Kleine onkosten voor werkzaamheden die vanuit huis worden verricht, zoals voor kantoorartikelen, het maken van kopieën en het verzenden van post;
  • Persoonlijke verzorging en kleding.

Binnenlandse en buitenlandse reis- en verblijfskosten

Binnenlandse reis- en verblijfskosten
Onder binnenlandse reiskosten verstaan wij kosten die worden gemaakt tijdens het reizen binnen Nederland. Deze kosten kunnen verschillende uitgaven omvatten, zoals brandstofkosten, tolheffingen, parkeerkosten, openbaar vervoerkaartjes en eventuele andere gerelateerde kosten die direct verband houden met het reizen binnen de nationale grenzen, zoals hotelovernachtingen.

Buitenlandse reis- en verblijfskosten
Onder buitenlandse reiskosten verstaan wij kosten die worden gemaakt door de leden van de Raad van Bestuur tijdens het reizen naar en binnen het buitenland in het kader van hun taken voor het Diakonessenhuis. Deze kosten omvatten doorgaans uitgaven zoals vliegtickets, treinkaartjes, huurauto's, accommodatie, maaltijden, visa, reisverzekeringen en andere gerelateerde kosten die voortvloeien uit het reizen naar en verblijven in een ander land voor zakelijke doeleinden.

Als uitgangspunt geldt dat bij buitenlandse dienstreizen een bij voorkeur voor een zo duurzaam mogelijke manier van reizen wordt gekozen.

Dienstreis combineren met privéreis
Het combineren van een buitenlandse dienstreis met een privéreis kan alleen met voorafgaande goedkeuring van de voorzitter van de Raad van Toezicht. De aan de privéreis verbonden extra reis- en verblijfkosten komen voor de eigen rekening van het lid van de Raad van Bestuur.

Meereizende partner
Als de partner meereist bij een dienstreis van een lid van de Raad van Bestuur, worden de hiervoor gemaakte extra kosten niet vergoed, tenzij de partner daarvoor door derden uitdrukkelijk is uitgenodigd. Bij de declaratie van deze kosten wordt de uitnodiging overlegd.

Leaseauto
Hiervoor geldt het volgende:

  • Aan de leden Raad van Bestuur kan een leaseauto ter beschikking worden gesteld. Afspraken hierover worden gemaakt in de arbeidsovereenkomst en passen binnen de WNT-normen.
  • Als door het Diakonessenhuis aan een lid van de Raad van Bestuur een auto ter beschikking is gesteld, dan wordt hiervan voor binnenlandse dienstreizen gebruik gemaakt. In dit geval worden kosten van openbaar vervoer niet declarabel beschouwd.
  • Bij gebruik van een volledige elektrische auto kunnen de oplaadkosten die op het thuisadres worden gemaakt, indien met documentatie onderbouwd, separaat worden gedeclareerd.
  • Verkeersboetes en eigen risico als gevolg van schade veroorzaakt met de leaseauto zijn voor rekening van het lid van de Raad van Bestuur.

Opleidingskosten
Onder opleidingskosten verstaan wij kosten die worden gemaakt voor educatieve of trainingsdoeleinden. Deze kosten kunnen verschillende uitgaven omvatten, zoals inschrijvingskosten voor cursussen, seminar- of conferentiekosten, kosten voor lesmateriaal, reiskosten naar en van de opleidingslocatie, accommodatiekosten indien nodig, en eventuele andere gerelateerde kosten die verband houden met het volgen van educatieve of trainingsprogramma's.

In de arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat een lid van de Raad van Bestuur een opleidingsbudget van € 5.000,- per jaar heeft.

Representatiekosten
Onder representatiekosten verstaan wij uitgaven die worden gemaakt voor het vertegenwoordigen van de organisatie tijdens zakelijke bijeenkomsten, evenementen, diners, of andere sociale gelegenheden waarbij het lid van de Raad van Bestuur optreedt namens het bedrijf. Deze kosten kunnen onder meer de kosten van maaltijden, drankjes, entertainment, geschenken en andere uitgaven omvatten die worden gedaan als onderdeel van het opbouwen en onderhouden van zakelijke relaties en het bevorderen van de belangen van de organisatie.

Overige onkosten
Hieronder verstaan wij uitgaven die niet kunnen worden geclassificeerd onder andere specifieke categorieën van onkosten, maar die toch worden gemaakt in het kader van de functie van het lid van de Raad van Bestuur. Hieronder vallen ook de kosten van de rechtsbijstandverzekering en het lidmaatschap NVZD.

Procedure declareren en verantwoorden van de onkostenvergoeding

De zakelijke kosten die niet onder de vaste onkostenvergoedingen vallen kunnen op drie manieren
worden verwerkt:

  1. Door het gebruik van een creditcard van het Diakonessenhuis die aan het lid van Raad van Bestuur ter beschikking is gesteld. De creditcard mag alleen voor het maken van zakelijke kosten gebruikt worden;
  2. Via het indienen van een declaratie; een lid van de Raad van Bestuur schiet de kosten voor en declareert deze vervolgens bij de afdeling PSA. De declaraties moeten voorzien zijn van de originele bonnen/facturen en betaalbewijzen. Ook moet de aard van de declaratie duidelijk omschreven zijn.
  3. Leveranciers sturen een factuur naar de Crediteurenadministratie. Hierbij wordt door de leverancier het ordernummer/de kostenplaats vermeld.

Voor het declareren van de zakelijke kosten, met uitzondering van de vaste onkostenvergoeding, gelden de volgende bepalingen:

  • Zijn de kosten onder de € 1.500,-? Dan worden deze kosten achteraf, per kwartaal, bij de voorzitter van de Raad van Toezicht ter goedkeuring voorgelegd.
  • Zijn de kosten boven de € 1.500? Dan worden deze kosten vooraf gemotiveerd aan de voorzitter van de Raad van Toezicht ter goedkeuring voorgelegd.
  • Alle uitgaven worden achteraf opgenomen in de kwartaalverantwoording.

Het niet of onjuist naleven van het beleid

Bij een vermoeden - of constatering- van het niet of onjuist naleven van onderhavig beleid volgt een gesprek met de voorzitter van de Raad van Toezicht. Als vastgesteld is dat sprake is van schending van (de bepalingen van) dit beleid kunnen bij de situatie passende maatregelen worden getroffen. Het Diakonessenhuis kan alle (vaste) onkostenvergoedingen, gedeclareerde incidentele onkosten of rechtstreeks door Diakonessenhuis betaalde kosten met onmiddellijke ingang terugvorderen als een lid van de Raad van Bestuur:

  • in strijd heeft gehandeld met onderhavig beleid of
  • de voor de betaling of de vergoeding van belang zijnde gegevens of bewijsstukken onvolledig of onjuist heeft verstrekt.

Deze maatregelen staan los van overige aan het Diakonessenhuis toekomende wettelijke of contractuele rechten om bijvoorbeeld een vordering jegens het lid in te stellen.

Openbaarmaking jaarlijks gemaakte onkosten

In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen en transparantie wordt jaarlijks (uiterlijk 31 mei) een overzicht van onkostenvergoeding van het lid van de Raad van Bestuur op grond van dit beleid openbaar gemaakt via de jaarverantwoording en op de website van het Diakonessenhuis. Dit overzicht wordt conform de Governancecode Zorg 2022 gespecificeerd naar vaste onkostenvergoedingen, buitenlandse reis- en verblijfskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige onkosten.

Slotbepalingen

Verder gelden de volgende bepalingen:

  • Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen aanleiding geven het onderhavige beleid aan te passen;
  • Het onderhavige beleid is openbaar en wordt zowel intern als extern op de website van het Diakonessenhuis gepubliceerd;
  • In gevallen waarin dit beleid niet voorziet, beslist de voorzitter van de Raad van Toezicht;
  • Het beleid wordt driejaarlijks geëvalueerd door de Raad van Toezicht.
  • Dit beleid is door de Raad van Toezicht op 23 mei 2024 vastgesteld en in werking getreden.